[要約] RFC 9137は、IETF会議のキャンセルに関する考慮事項を提供します。この文書は、緊急事態や予期せぬ事態が発生した際に、会議のキャンセルや延期を決定するためのガイドラインを設定することを目的としています。利用場面は、IETF運営委員会や関連するステークホルダーが、会議の実施可否を検討する際の参考資料としてです。
Internet Engineering Task Force (IETF) M. Duke
Request for Comments: 9137 F5 Networks, Inc.
BCP: 226 October 2021
Category: Best Current Practice
ISSN: 2070-1721
Considerations for Cancellation of IETF Meetings
IETF会議のキャンセルに関する考慮事項
Abstract
概要
The IETF ordinarily holds three in-person meetings per year to discuss issues and advance the Internet. However, various events can make a planned in-person meeting infeasible. This document provides criteria to aid the IETF Administration LLC (IETF LLC), the Internet Engineering Steering Group (IESG), and the Chair of the Internet Research Task Force (IRTF) in deciding to relocate, virtualize, postpone, or cancel an in-person IETF meeting.
IETFは通常、議論を議論し、インターネットを進めるために、年間3人の人間の会議を開催しています。ただし、さまざまなイベントでは、計画内の会議が実行不可能になる可能性があります。この文書は、IETF管理LLC（IETF LLC）、インターネットエンジニアリングステアリンググループ（IESG）、およびインターネット研究タスクフォース（IRTF）、およびインターネットリサーチタスクフォース（IRTF）を支援し、インターネットリサーチタスクフォース（IRTF）の議長を支援し、IN-人IETF会議。
Status of This Memo
本文書の位置付け
This memo documents an Internet Best Current Practice.
このメモはインターネットの最高の現在の練習を文書化しています。
This document is a product of the Internet Engineering Task Force (IETF). It represents the consensus of the IETF community. It has received public review and has been approved for publication by the Internet Engineering Steering Group (IESG). Further information on BCPs is available in Section 2 of RFC 7841.
この文書は、インターネットエンジニアリングタスクフォース（IETF）の製品です。IETFコミュニティのコンセンサスを表します。それは公開レビューを受け、インターネットエンジニアリングステアリンググループ（IESG）による出版の承認を受けました。BCPの詳細情報はRFC 7841のセクション2で入手できます。
Information about the current status of this document, any errata, and how to provide feedback on it may be obtained at https://www.rfc-editor.org/info/rfc9137.
この文書の現在のステータス、任意のエラータ、およびフィードバックを提供する方法は、https://www.rfc-editor.org/info/frfc9137で入手できます。
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Table of Contents
目次
1. Introduction
2. Conventions
3. Decision Criteria and Roles
3.1. IETF LLC
3.2. The IESG and the Chair of the IRTF
4. Remedies
4.1. Relocation
4.2. Virtualization
4.3. Postponement
4.4. Cancellation
5. Refunds
6. Security Considerations
7. IANA Considerations
8. Normative References
Acknowledgments
Author's Address
Among the highlights of the IETF calendar are in-person general meetings, which happen three times a year at various locations around the world.
IETFカレンダーのハイライトの中には、世界中の様々な場所で年に3回起こる一般的な総会です。
Various major events may affect the suitability of a scheduled in-person IETF meeting, though this may not be immediately obvious for some events. Examples of such events include the following:
これはいくつかのイベントにはすぐに明らかではないかもしれませんが、さまざまな主要なイベントが予定されているIETF会議の適合性に影響を与える可能性があります。そのようなイベントの例には、次のものがあります。
* A meeting venue itself may unexpectedly close or otherwise be unable to meet IETF meeting requirements due to a health issue, legal violation, or other localized problem.
* 会議の会場自体が、健康上の問題、法的違反、またはその他の局所的な問題のために、IETF会議の要件を満たすことができないか、そうでなければIETF会議の要件を満たすことができない可能性があります。
* A natural disaster could degrade the travel and meeting infrastructure in a planned location and make it unethical to further burden that infrastructure with a meeting.
* 自然災害は計画された場所に旅行と会議のインフラを劣化させ、そのインフラストラクチャを満たしているとともに、そのインフラストラクチャを満たすことができなくなる可能性があります。
* War, civil unrest, or a public health crisis could make a meeting unsafe and/or result in widespread national or corporate travel bans.
* 戦争、市民の不安、または公衆衛生危機は、危険にさらされていない、または広範な国内または企業の旅行禁止をもたらす可能性があります。
* An economic crisis could sharply reduce resources available for travel, resulting in lower expected attendance.
* 経済危機は旅行のために利用可能な資源を急激に減らすことができ、その結果、出席が期待されています。
* Changes in visa policies or other unexpected governmental restrictions might make the venue inaccessible to numerous attendees.
* Visaポリシーまたは他の予期せぬ政府の制限の変更により、会場に多数の出席者にアクセスできない可能性があります。
This document provides criteria to aid the IETF Administration LLC (IETF LLC), the Internet Engineering Steering Group (IESG), and the Chair of the Internet Research Task Force (IRTF) in deciding to relocate, virtualize, postpone, or cancel an in-person IETF meeting.
この文書は、IETF管理LLC（IETF LLC）、インターネットエンジニアリングステアリンググループ（IESG）、およびインターネット研究タスクフォース（IRTF）、およびインターネットリサーチタスクフォース（IRTF）を支援し、インターネットリサーチタスクフォース（IRTF）の議長を支援し、IN-人IETF会議。
The key words "MUST", "MUST NOT", "REQUIRED", "SHALL", "SHALL NOT", "SHOULD", "SHOULD NOT", "RECOMMENDED", "NOT RECOMMENDED", "MAY", and "OPTIONAL" in this document are to be interpreted as described in BCP 14 [RFC2119] [RFC8174] when, and only when, they appear in all capitals, as shown here.
この文書のキーワード "MUST", "MUST NOT", "REQUIRED", "SHALL", "SHALL NOT", "SHOULD", "SHOULD NOT", "RECOMMENDED", "MAY", および "OPTIONAL" はBCP 14 [RFC2119] [RFC8174]で説明されているように、すべて大文字の場合にのみ解釈されます。
In this document, the term "venue" refers to both the facility that houses the sessions and the official meeting hotel(s), as defined in [RFC8718].
この文書では、「会場」という用語は、[RFC8718]で定義されているように、セッションと公式の会議のホテルを収容する施設の両方を指します。
The IETF LLC assesses whether an in-person meeting is logistically and financially viable in light of events and assembles information about various travel restrictions that might impact attendance. The IESG and the Chair of the IRTF assess if the projected attendance is sufficient for a viable in-person meeting.
IETF LLCは、イベントに照らして物理的かつ財政的に実行可能であるかどうかを評価し、出席に影響を与える可能性があるさまざまな旅行制限に関する情報を組み立てます。IESGとIRTFの議長は、投影された出席者が実行可能な内接会に十分であるかどうかを評価します。
The IETF LLC is responsible for assessing the suitability of a venue for an IETF meeting and is responsible for any reassessment in response to a major event that leaves the prior conclusion in doubt. If such an event occurs more than fourteen weeks before the start of the scheduled meeting, it is deemed a non-emergency situation. Later events, up to and including the week of a meeting itself, are deemed emergency situations.
IETF LLCは、IETF会議の会場の適合性を評価し、事前の結論を出す主なイベントに対応していかなる再評価を担当しています。このようなイベントが予定会議の開始前に14週間以上発生した場合は、非緊急事態と見なされます。会議自体の週まで、以降のイベントは緊急事態と見なされます。
In non-emergency situations, if the IETF LLC determines the scheduled meeting clearly cannot proceed (e.g., the venue has permanently closed), then it MUST share the reason(s) with the community and MUST consult on its proposed remedy. In less clear cases, the IETF LLC SHOULD conduct a formal reassessment process that includes:
非緊急事態では、IETF LLCが予定された会議を明確に判断した場合（例えば、会場は永久に閉鎖されている）、それはコミュニティとの理由を共有し、その提案された救済策に相談しなければなりません。より明確な場合では、IETF LLCは以下のものを含む正式な再評価プロセスを実行する必要があります。
* Consulting with the community on the timetable of the decision process.
* 決定プロセスの時刻表に関するコミュニティとの相談。
* Consulting with the community on criteria to assess the impact of new developments.
* 新しい開発の影響を評価するための基準に関するコミュニティとのコンサルティング。
* Publishing an assessment report and recommended remedy.
* 評価レポートを公開し、推奨されている救済策。
* Seeking approval of the IESG and the Chair of the IRTF for the recommendation.
* IESGの承認と勧告のためのIRTFの議長。
In emergency situations, which lack the time for a consultation process, this document provides criteria that have IETF consensus and that the IETF LLC MUST apply in its assessment.
協議プロセスの時間がない緊急事態の状況では、この文書はIETFコンセンサスを持つ基準と、IETF LLCがその評価に適用されなければならない基準を提供します。
The IETF LLC will collect information about the likely impact to in-person attendance of national travel advisories, national and corporate travel bans, availability of transportation, quarantine requirements, etc., and report the results to the IESG and the Chair of the IRTF.
IETF LLCは、国内旅行勧告、国内および企業旅行の禁輸の中の人内出席、輸送の可用性、検疫所要量などの参加性への影響についての情報を収集し、その結果をIESGおよびIRTFの議長に報告します。
These criteria, some of which are derived from Section 3 of [RFC8718], apply to venues that are re-evaluated due to an emergency:
これらの基準は[RFC8718]のセクション3から導き出され、緊急のために再評価される会場に適用されます。
* Local safety guidelines allow the venue and hotels to host a meeting with the expected number of participants and staff.
* 地元の安全ガイドラインを使用すると、会場やホテルは参加者やスタッフの予定された数の会議を開催します。
* It is possible to provision Internet access to the venue that allows those attending in person to utilize the Internet for all their IETF, business, and day-to-day needs; in addition, there must be sufficient bandwidth and access for remote attendees. Provisions include, but are not limited to, native and unmodified IPv4 and IPv6 connectivity and global reachability; there may be no additional limitation that would materially impact their Internet use. To ensure availability, it MUST be possible to provision redundant paths to the Internet.
* 会場へのインターネットアクセスを利用することは、インターネットをすべてのIETF、ビジネス、および日常的なニーズに利用できるようにすることができる。さらに、リモート出席者に十分な帯域幅とアクセスが必要です。規定には、ネイティブおよび未修飾IPv4およびIPv6接続性およびグローバルな到達可能性が含まれますが、これらに限定されません。インターネットの使用に大きな影響を与えるであろうさらなる制限はないかもしれません。可用性を確保するためには、インターネットへの冗長パスをプロビジョニングすることが可能でなければなりません。
* A reasonable number of food and drink establishments are open and available within walking distance to provide for the expected number of participants and staff.
* 妥当な数の食べ物や飲み物の施設が開かれており、徒歩圏内に徒歩圏内にあり、参加者やスタッフの予定されています。
* Local health and public safety infrastructure expects to have adequate capacity to support an influx of visitors during the meeting week.
* 地元の健康と公安インフラは、会議週間中に訪問者の流入を支えることが十分な能力を持つことを期待しています。
Finally, the IETF LLC MUST assess the impact on its own operations, including:
最後に、IETF LLCは以下のものを含む、それ自身の操作への影響を評価する必要があります。
* The number of critical support staff, contractors, and volunteers who can be at the venue.
* 会場にいることができる重要なサポートスタッフ、請負業者、およびボランティアの数。
* The financial impact of continuing a meeting or implementing any of the possible remedies.
* 会議を継続または可能な救済策を実行することの財務上の影響。
The IETF LLC SHOULD cancel an in-person meeting and explore potential remedies if it judges a meeting to be logistically impossible or inconsistent with its fiduciary responsibilities.
IETF LLCは、会議が物流不可能またはその受託者責任と矛盾すると判断した場合、人間の会議を取り消し、潜在的な救済策を探求する必要があります。
In the event of considerations this document does not foresee, the IETF LLC should protect the health and safety of attendees and staff, as well as the fiscal health of the organization, with approval from the IESG and the Chair of the IRTF. The IESG should pursue a later update of this document.
この文書は予測されていない場合、IETF LLCは、IESGおよびIRTFの議長からの承認を得て、参加者およびスタッフの健康と安全性、および組織の財政的健全性を保護する必要があります。IESGはこの文書の後の更新を追求するべきです。
If the IETF LLC assesses there are no fundamental logistical or financial obstacles to holding a meeting in an emergency situation, the IESG and the Chair of the IRTF assess if projected attendance is high enough to achieve the benefit of an in-person meeting. The IESG and the Chair of the IRTF SHOULD cancel the in-person meeting if that benefit is insufficient.
IETF LLCが緊急事態で会議を開催するための根本的な物流または金融の障害はありません、IESGとIESGとIRTFの議長は、予測された出席者の利益を達成するのに十分高いです。IESGとIRTFの議長は、その利益が不十分である場合、その人内会議をキャンセルする必要があります。
The IESG and the Chair of the IRTF are discouraged from relying on a simple head count of expected meeting attendance. Even dramatically smaller meetings with large remote participation may be successful. In addition to the IETF LLC's estimate, the IESG and the Chair of the IRTF might consider:
IESGとIRTFの議長は、予想される会議の出席の単純なヘッド数に頼ることから落胆しています。遠隔参加が大きいと劇的に小さな会議でさえ成功する可能性があります。IETF LLCの見積もりに加えて、IESGとIRTFの議長が考慮されるかもしれません：
* Are many working groups and research groups largely unaffected by the restrictions, so that they can operate effectively?
* それらは効果的に運用できるように、多くのワーキンググループと研究グループが制限によって影響を受けませんでした。
* Is there a critical mass of key personnel at most working group meetings to leverage the advantages of in-person meetings, even if many participants are remote?
* たとえ多くの参加者が遠いとしても、人内会議の利点を活用するために、ほとんどのワーキンググループの会議に重要な要員の重要な塊がありますか？
If a meeting cannot be held at the scheduled time and place, the IETF LLC, IESG, and Chair of the IRTF have several options. The remedies in this section should be considered in light of four principles (presented in no particular order):
予定されている時間と場所で会議を開催できない場合、IETF LLC、IESG、およびIRTFの議長にはいくつかの選択肢があります。このセクションの救済策は、4つの原則に照らして考慮されるべきです（特に注文されていません）。
* Hold the scheduled sessions of a meeting in some format.
* 会議のスケジュールされたセッションをいくつかの形式で保持してください。
* Provide benefits of in-person interactions when possible.
* 可能であれば、内接の相互作用の利点を提供します。
* Avoid exorbitant additional travel expenses due to last-minute flight changes, etc.
* 最後の飛行の変化などによる難外な追加旅行費用を避ける
* Ensure sufficient time and resources to adequately prepare an alternative.
* 代替手段を適切に準備するのに十分な時間とリソースを確保してください。
The following remedies are listed in approximate declining order of preference.
以下の救済策は、おおよその優先順位の順序でリストされています。
For attendees, the least disruptive response is to retain the meeting week but move it to a more-accessible venue. To the maximum extent possible, this will be geographically close to the original venue. In particular, the IETF LLC SHOULD meet the criteria in [RFC8718] and [RFC8719].
参加者のために、最も破壊的な対応は会議週間を維持することですが、それをよりアクセス可能な場所に移動させることです。可能な限り最大限に、これは元の会場に地理的に近づくでしょう。特に、IETF LLCは[RFC8718]と[RFC8719]の基準を満たすべきです。
Relocation that requires new air travel arrangements for attendees SHOULD NOT occur less than one month prior to the start of the meeting.
出席者のための新しい航空旅行の取り決めが必要な再配置会議の開始前に1ヶ月未満のことはありません。
The second option, and one that has fewer issues with venue availability, is to make a meeting fully online. This requires different IETF processes and logistical operations that are outside the scope of this document.
2番目のオプションと会場の空室状況に関する問題が少ない方は、会議を完全にオンラインにすることです。これには、この文書の範囲外の異なるIETFプロセスとロジスティック操作が必要です。
Although it is more disruptive to the schedules of participants, the next best option is to delay a meeting until a specific date, at the same venue, at which conditions are expected to improve. The new end date of a meeting must be at least 30 days before the beginning of the following IETF meeting, and a meeting MUST begin no earlier than 30 days after the postponement announcement.
参加者のスケジュールをより破壊的であるが、次の最良の選択肢は、同じ会議で、同じ会議で会議を遅らせることであり、その条件が改善されると予想される。会議の新たな終了日は、次のIETF会議の開始の少なくとも30日前でなければなりません、そして会議は延期の発表の30日以内に早く開始されなければなりません。
Due to scheduling constraints at the venue, this will usually not be feasible. However, it is more likely to allow attendees to recover at least some of their travel expenses than other options.
会場での制約のスケジュールのために、これは通常実行可能ではありません。しかし、出席者が他のオプションよりも旅費の少なくとも一部を回復できるようになる可能性が高いです。
Note that it is possible to both postpone and relocate a meeting, though this has the disadvantages of both.
これには、会議を延期して移動することができますが、これには両方の欠点があります。
The IETF LLC, IESG, and Chair of the IRTF may cancel a meeting entirely in the event that worldwide conditions make it difficult for attendees to even attend online. Not holding a meeting at all can have wide implications, such as effects on the nomination process and seating of new officers.
IETF LLC、IESG、およびIRTFの議長は、世界中の条件が出席者がオンラインに出席するのが難しくなるというイベントで、完全に会議をキャンセルすることができます。会議を開催していないのは、推薦プロセスや新役員の座席への影響など、幅広い影響を及ぼします。
Cancellation is likely the only practical alternative when emergencies occur immediately before or during a meeting, so that there is no opportunity to make other arrangements.
キャンセルは、会議の直前または会議中に緊急事態が発生したときに唯一の実用的な代替手段があり、他の手配をする機会がない。
The IETF SHOULD NOT reimburse registered attendees for unrecoverable travel expenses (airfare, hotel deposits, etc.).
IETFは、回復不能な旅費（航空運賃、ホテル預金など）のために登録された出席者を払い戻してはいけません。
However, there are several cases where full or partial refund of registration fees are appropriate:
ただし、登録料の全額または払い戻しが適切な場合がいくつかあります。
* Cancellation SHOULD result in a full refund to all participants. It MAY be prorated if some portion of the sessions completed without incident.
* キャンセルは、すべての参加者の全額払い戻しになるはずです。セッションの一部がインシデントなしで完了したら完了した場合、それは許されているかもしれません。
* Upon postponement, the IETF LLC SHOULD offer refunds to registered attendees who claim they cannot attend at the newly scheduled time. Attendees can opt out of receiving a refund.
* 延期に伴い、IETF LLCは、新たに予定されている時間に参加できないと主張する登録された出席者への払い戻しを提供する必要があります。出席者は払い戻しを受けることをオプトアウトできます。
* When a meeting is virtualized, the IETF LLC MUST offer to refund registered attendees the difference between their paid registration fee and the equivalent fee for an online meeting. The IETF LLC SHOULD offer refunds to registered attendees who do not wish to attend an online meeting.
* 会議が仮想化されている場合、IETF LLCは、登録された出席者の返金登録担当者とオンライン会議の同等の料金の違いを申し出なければなりません。IETF LLCは、オンライン会議に参加したくない登録された出席者への払い戻しを提供する必要があります。
* The IETF LLC SHOULD offer refunds to attendees whose government forbids, or has issued a safety advisory against, visits to the host venue, even if the in-person meeting will continue. It SHOULD NOT refund cancellations due to employer policy or personal risk assessments.
* IETF LLCは、政府が政府の禁止を禁止している出席者に返金を提供し、人気会議が続けられていても、ホスト会場への訪問に訪問しています。それは雇用主の政策または個人的なリスク評価のためにキャンセルを払い戻すべきではありません。
These provisions intend to maintain trust between the IETF and its participants. However, under extraordinary threats to the solvency of the organization, the IETF LLC may suspend them.
これらの規定は、IETFとその参加者の間の信頼を維持する予定です。ただし、組織のソルベンシーに対する特別な脅威の下で、IETF LLCはそれらを中断することがあります。
This document introduces no new concerns for the security of Internet protocols.
この文書では、インターネットプロトコルのセキュリティに関する新たな懸念は紹介されていません。
This document has no IANA actions.
この文書にはIANAの行動がありません。
[RFC2119] Bradner, S., "Key words for use in RFCs to Indicate Requirement Levels", BCP 14, RFC 2119, DOI 10.17487/RFC2119, March 1997, <https://www.rfc-editor.org/info/rfc2119>.
[RFC2119] BRADNER、S、「RFCSで使用するためのキーワード」、BCP 14、RFC 2119、DOI 10.17487 / RFC2119、1997年3月、<https：//www.rfc-editor.org/info/RFC2119>。
[RFC8174] Leiba, B., "Ambiguity of Uppercase vs Lowercase in RFC 2119 Key Words", BCP 14, RFC 8174, DOI 10.17487/RFC8174, May 2017, <https://www.rfc-editor.org/info/rfc8174>.
[RFC8174] Leiba、B、「RFC 2119キーワードの大文字の曖昧さ」、BCP 14、RFC 8174、DOI 10.17487 / RFC8174、2017年5月、<https：//www.rfc-editor.org/info/RFC8174>。
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[RFC8718] Lear、E.、ED。、「IETFプレナリー会議開催プロセス」、BCP 226、RFC 8718、DOI 10.17487 / RFC8718、2020年2月、<https：//www.rfc-editor.org/info/rfc8718>。
[RFC8719] Krishnan, S., "High-Level Guidance for the Meeting Policy of the IETF", BCP 226, RFC 8719, DOI 10.17487/RFC8719, February 2020, <https://www.rfc-editor.org/info/rfc8719>.
[RFC8719]クリシュナン、S。、「IETFの会議政策のための高水準ガイダンス」、BCP 226、RFC 8719、DOI 10.17487 / RFC8719、2020年2月、<https：//www.rfc-editor.org/info/ RFC8719>。
Acknowledgments
謝辞
Jay Daley provided extensive input to make this document more usable by the IETF LLC. Many members of the IESG and the SHMOO Working Group also provided useful comments.
Jay Daleyは、この文書をIETF LLCによって使用可能にするために広範囲の入力を提供しました。IESGの多くのメンバーとShmoo Working Groupも有用なコメントを提供しました。
Author's Address
著者の住所
Martin Duke F5 Networks, Inc.
Martin Duke F5 Networks、Inc。
Email: martin.h.duke@gmail.com